Como levar seu estoque do Excel para o Aty

Para quem é este guia

Para a loja de materiais de construção, a ferragem ou a distribuidora que hoje controla o estoque em uma ou várias planilhas do Excel (ou do Google Sheets, que para isso dá no mesmo). Se você tem um arquivo por depósito, uma planilha de preços separada e a lista de clientes em outro lugar, você está no lugar certo: a maior parte do trabalho é juntar isso em poucas planilhas limpas.

Se você não tem planilha e o estoque vive num caderno ou na cabeça do encarregado, veja o guia para começar sem sistema. Se você vem de outro sistema de gestão, o guia para migrar de outro sistema.

Quais dados migrar

Não é preciso migrar tudo no primeiro dia. Mas convém migrar isto, nesta ordem, porque cada item se apoia no anterior:

1. Produtos: código, nome, categoria, unidade e preço. É a base de tudo.
2. Estoque inicial por depósito: quanto há de cada produto em cada depósito no dia em que você começa.
3. Preços e tabelas de preços: seu preço de venda e, se tiver, os preços por tipo de cliente (atacado, construtora, balcão).
4. Clientes e saldos de conta corrente: quem deve para você e desde quando.
5. Fornecedores: de quem você compra e quanto tempo levam para entregar.

O que não convém migrar é o histórico de vendas de anos anteriores, linha por linha. O Aty calcula a reposição com as saídas registradas desde que você começa; um histórico importado à mão traz mais ruído do que informação.

Como preparar o arquivo

Uma planilha por tipo de dado. Coloque os nomes das colunas na primeira linha e nada acima: nem logo, nem título, nem data. Na tela Importar do Aty há um modelo de cada planilha (em .xlsx e em .csv) com estas mesmas colunas: se você está começando do zero, baixe e preencha.

Planilha de produtos

Cada variante continua sendo um código com seu próprio estoque: o tubo de 40 mm e o de 50 mm são duas linhas, cada uma com seu código, seu preço e sua quantidade, e a mesma familia. Se a sua planilha usa “Família” para o tipo de produto, na tela Importar escolha Categoria para essa coluna.

Planilha de estoque inicial

Uma linha por produto e depósito. Se o cimento está em Luque e em Ciudad del Este, são duas linhas.

Planilha de clientes e saldos

O saldo por comprovante importa: o Aty ordena a dívida por antiguidade e os recebimentos quitam primeiro o que é mais antigo. Se você importar um único total, toda a dívida parece de hoje e o relatório de antiguidade não serve para cobrar.

Os saldos entram como saldo inicial em Contas correntes, não como vendas: não somam nos relatórios. E importar um cliente não o inscreve para receber mensagens de WhatsApp ou e-mail: essa permissão é dada por cada cliente.

Planilha de fornecedores

nombre, ruc, contacto, telefono, email, plazo_entrega (em dias), condicion_pago e moneda. O prazo de entrega não é um detalhe: é um dos três dados com os quais o Aty calcula quanto pedir.

Passo a passo

1. Faça uma cópia da planilha. Trabalhe na cópia; a original fica como backup até você confiar no Aty.
2. Unifique os códigos. Procure duplicados (no Excel: Formatação Condicional → Regras de Realce das Células → Valores Duplicados). Duas linhas com CEM50 são o problema que você veio resolver, não algo para importar.
3. Unifique as unidades. Se um produto aparece em sacos numa planilha e em quilos em outra, escolha uma só.
4. Separe o estoque por depósito em uma planilha própria, como na tabela acima.
5. Conte antes de carregar. O estoque inicial tem que ser o que existe, não o que a planilha diz. Se você não consegue contar tudo, conte o que mais gira e ajuste o resto depois com uma contagem.
6. Suba os produtos. No Aty, entre em Importar (ou em Importar do Excel em Estoque), escolha Produtos e solte a planilha. O Aty sugere qual coluna é cada dado (Cod. é o código, Cant é a quantidade) e você corrige se for preciso. Depois você revisa linha por linha quais são novas, quais serão atualizadas e quais têm erro (a célula com erro é corrigida ali mesmo), e nada entra até você confirmar.
7. Carregue o estoque inicial. Com o tipo Estoque por depósito (ou no mesmo passo dos produtos, se a sua planilha trouxer depósito e quantidade). A quantidade é fixada no número da planilha e entra como um ajuste em Movimentações, com o nome do arquivo como motivo: no Aty o estoque nunca é digitado à mão, sempre fica uma movimentação com seu motivo. Se você subir o mesmo arquivo duas vezes, nada é duplicado.
8. Confira três produtos à mão. Escolha um que vende muito, um em dólares e um que está em dois depósitos, e compare com a planilha.
9. Conecte seus canais só quando o estoque estiver certo. Publicar um número errado em todo lugar é pior do que não publicar.

Se for a sua primeira vez: traga a planilha para a demo e a gente olha junto. No plano Max, a migração dos seus dados é assistida.

Erros comuns

• Códigos que perdem os zeros. O Excel transforma 00123 em 123. Antes de exportar, formate a coluna do código como Texto.
• Preços em dólares com ponto. O Aty lê 62.500 e ₲ 62.500 como sessenta e dois mil e quinhentos, como se escreve aqui. Mas 8.420 em dólares pode ser oito mil ou oito e quarenta: escreva os dólares com vírgula decimal (8,42) ou inclua a coluna moneda. Se nenhuma coluna informar a moeda, o Aty pergunta antes da revisão.
• Acentos quebrados. Se você exportar para CSV, escolha CSV UTF-8. Caso contrário, “Mampostería” chega como “Mampostería”.
• Células mescladas e linhas de subtotal. Uma linha que diz “TOTAL CIMENTOS” não é um produto. Tire-as.
• O mesmo depósito escrito de três jeitos. Luque, luque e Dep. Luque são três depósitos para uma máquina.
• Carregar o estoque da planilha sem contar. Se a planilha estava errada, agora está errada em todos os seus canais.

Checklist final

• Cada produto tem um código único e uma só unidade.
• O estoque está separado por depósito e contado, não copiado.
• Os preços estão sem separador de milhar e com sua moeda.
• Os clientes com dívida têm uma linha por comprovante pendente.
• Cada fornecedor tem seu prazo de entrega.
• Você conferiu à mão pelo menos três produtos depois de importar.
• Só depois, você conectou os canais.