Quando o Excel basta
Sejamos claros: há negócios para os quais uma planilha está ótima, e mudar ainda não faz sentido.
- Uma só pessoa lança o estoque e é a mesma que vende.
- Um único depósito e poucos produtos, que dá para conferir de relance.
- Um único canal de venda: o balcão. Você não anuncia em marketplaces nem numa loja virtual.
- As vendas a prazo são poucas e você as controla de cabeça ou num caderno.
Se esse é o seu caso, uma planilha organizada, com códigos únicos e uma contagem de vez em quando, resolve. A planilha você já tem e todo mundo sabe usar.
Quando começa a custar
O custo da planilha não aparece em nenhuma fatura. Ele aparece assim:
- Duas pessoas editam a mesma planilha e uma sobrescreve o que a outra fez. Surge o
stock_FINAL_v3 (2).xlsx. - O estoque está em vários lugares: a planilha do escritório, o caderno do depósito, o número que você anunciou no Mercado Livre. Algum sempre mente.
- Você vende algo que não tem. Vendeu no balcão e num marketplace ao mesmo tempo, e a planilha não ficou sabendo de nenhuma das duas.
- Ninguém sabe o que está comprometido. Há 400 sacos no pátio, mas 300 estão prometidos a uma obra.
- Os números não se explicam. Faltam 20 sacos e não há como saber quando, quem nem por quê.
Comparação ponto a ponto
| Excel ou planilha | Aty | |
|---|---|---|
| Custo | Você já tem. | Mensalidade, com 14 dias grátis (ver planos). |
| Aprender a usar | Todo mundo conhece. | É preciso aprender; foi feito para o setor. |
| Várias pessoas ao mesmo tempo | As alterações se sobrepõem. | Cada um com o seu usuário e o seu papel. |
| Histórico de alterações | Se alguém anotar. | Cada movimentação com motivo, quem e quando. |
| Estoque comprometido | À mão, se alguém lembrar. | Disponível = físico − o que está separado por pedidos. |
| Vários depósitos | Uma aba ou uma coluna por depósito. | Saldo por depósito e transferências registradas. |
| Marketplaces e loja virtual | Cada um é atualizado à mão. | Uma alteração chega a todos os canais conectados. |
| Reposição | Uma fórmula que alguém monta. | Sugerida com base no consumo real e no prazo do fornecedor (Pro). |
| Contas correntes | Mais uma aba. | Antiguidade da dívida e cheques em carteira. |
| Uso pelo celular | Incômodo. | Feito para usar no depósito, pelo telefone. |
| Análise livre | Imbatível: tabelas dinâmicas, gráficos, o que você quiser. | Relatórios fixos e download em CSV para continuar no Excel. |
O que não muda
Migrar para o Aty não é abandonar o Excel. Os relatórios do Aty, como vendas por mês, curva ABC e margem por categoria, são baixados em CSV e abrem no Excel com um duplo clique, com as colunas separadas e os acentos corretos. Seus dados continuam sendo seus: exporte-os ou leia-os por API quando quiser.
O que muda é onde mora o número de verdade. Na planilha, cada cópia é uma versão. No Aty há uma só, e a planilha passa a ser o que sempre deveria ter sido: uma ferramenta de análise, não o registro.
Conclusão
Se você vende só no balcão, com uma pessoa e um depósito, fique com o Excel e mantenha-o organizado. Se você vende por mais de um canal, com mais de uma pessoa ou em mais de um depósito, a planilha está custando vendas perdidas e horas de conciliação, mesmo que você não veja isso em lugar nenhum. É aí que um sistema como o Aty se paga sozinho.
Se decidir migrar, o guia para migrar do Excel traz as colunas e o passo a passo.