Como migrar para o Aty a partir de outro sistema de gestão

Para quem é este guia

Para quem já usa um sistema de gestão (de desktop, na nuvem ou feito sob medida) e quer levar o estoque e a operação para o Aty. Pode ser porque o sistema não publica em marketplaces, porque não dá para usar pelo celular no depósito ou porque cada mudança de preço precisa ser feita em três lugares.

Não é preciso desligar todo o sistema antigo. Se o seu sistema atual serve para a contabilidade ou para emitir notas, ele pode continuar fazendo isso: o Aty se conecta com outros sistemas por API e webhooks, e a emissão de nota eletrônica com o SIFEN dentro do Aty ainda está em desenvolvimento.

Quais dados migrar

O histórico fica onde está de propósito: a reposição do Aty é calculada com o consumo real dos últimos 30 dias registrado pelo próprio Aty, e os relatórios começam no seu primeiro dia.

Como preparar o arquivo

1. Exporte em CSV ou Excel. Quase todo sistema tem um “Exportar” nas listagens. Se o seu só exporta em PDF, peça ao seu fornecedor a exportação de dados: os dados são seus.
2. Confira o separador. Na configuração regional do Paraguai, o Excel usa ponto e vírgula para separar colunas e vírgula para os decimais. Se o arquivo abre tudo numa coluna só, o separador é outro.
3. Confira a codificação. Tem que ser UTF-8. Se você vê ñ onde deveria estar ñ, exporte de novo escolhendo UTF-8.
4. Renomeie as colunas para algo que se entenda. Não precisam ser iguais às do Aty: a importação reconhece as colunas e mostra para você confirmar. Mas ART_DESC_1 não ajuda ninguém.
5. Separe o que vem junto. Muitos sistemas exportam o estoque de todos os depósitos em colunas (STK_DEP1, STK_DEP2). Transforme em uma linha por produto e depósito, com os nomes reais de cada depósito.

As colunas de cada planilha são as mesmas do guia a partir do Excel: produtos, estoque inicial por depósito, clientes com saldos por comprovante e fornecedores.

Passo a passo

1. Escolha uma data de corte. Um dia de pouco movimento, na hora do fechamento. Tudo o que acontecer antes fica no sistema antigo; tudo o que acontecer depois, no Aty.
2. Exporte os cadastros alguns dias antes: produtos, clientes e fornecedores mudam pouco. Assim você tem tempo de limpá-los sem pressa.
3. Carregue os cadastros no Aty e revise com calma: códigos únicos, unidades, moedas, tabelas de preços.
4. No dia do corte, exporte o estoque e os saldos. São os dois dados que mudam a cada hora: exportam-se por último, não antes.
5. Carregue o estoque inicial por depósito. Em Importar, o tipo Estoque por depósito. Entra como um ajuste em Movimentações de cada produto, com seu motivo. Nada é digitado à mão no estoque do Aty.
6. Carregue os saldos por comprovante pendente, com a data original: em Importar, o tipo Clientes e saldos, com uma linha por comprovante (comprobante, fecha, saldo). Assim a antiguidade da dívida fica certa desde o primeiro dia.
7. Congele o sistema antigo para estoque. A partir do corte, nenhuma saída é registrada nos dois lados: é exatamente isso que gera dois números diferentes.
8. Convivência de uma ou duas semanas. O sistema antigo fica para consultar o histórico. Se você continuar usando para faturar, conecte por API para não precisar lançar duas vezes.
9. Faça uma contagem depois de uma semana. Uma contagem cega dos produtos que mais giram diz se o corte ficou bom.

Se o seu sistema é sob medida ou tem muitos dados: o plano Max inclui a migração assistida e o plano Sob medida soma a integração com o seu sistema. Conte como é o seu na demo.

Erros comuns

• Exportar o estoque com dias de antecedência. Entre a exportação e o corte foi vendida mercadoria, e o Aty começa com um número velho.
• Registrar vendas nos dois sistemas “por via das dúvidas”. O estoque baixa duas vezes ou, pior, em um sim e no outro não.
• Importar o saldo total de cada cliente. Perde-se a antiguidade: uma dívida de 90 dias aparece como se fosse de hoje.
• Produtos desativados que continuam na exportação. Filtre os inativos antes; se não, voltam a aparecer no catálogo.
• Códigos diferentes para a mesma coisa em cada filial. Se o sistema antigo permitia, unifique antes: no Aty o código identifica o produto em toda a empresa e em cada canal.

Checklist final

• Você tem uma data e hora de corte combinadas com a equipe.
• Os cadastros (produtos, clientes, fornecedores) estão carregados e revisados.
• O estoque e os saldos foram exportados no dia do corte, não antes.
• Os saldos estão por comprovante, com data.
• Ninguém registra movimentações de estoque no sistema antigo depois do corte.
• Você fez uma contagem de controle depois de uma semana.