Para quem é este guia
Para o negócio que hoje não tem um sistema: o caderno do depósito, as anotações de pedido em papel, o “vê se ainda tem” por telefone. É a situação mais comum numa loja de materiais que cresceu rápido, e não é um problema: você começa sem dados antigos para limpar.
O que você precisa é de um estoque inicial em que possa confiar. Tudo o que o Aty calcula depois (o disponível, o que precisa pedir, o que se publica em cada canal) sai desse primeiro número.
Quais dados migrar
- Produtos: comece pelos que você mais vende. Com 100 ou 200 produtos bem carregados você já vende com o Aty; o resto você vai somando conforme passam pelo balcão.
- Estoque inicial por depósito: contado, não estimado.
- Preços: o de balcão basta para começar. As tabelas por tipo de cliente você monta depois.
- Clientes com conta corrente: só os que devem para você, com cada nota ou comprovante que tiver e sua data.
- Fornecedores: os cinco ou dez de quem você mais compra, com quantos dias levam para entregar.
Como preparar o arquivo
Não precisa saber Excel. Basta uma planilha com estas colunas, que pode ser preenchida no computador ou no celular:
| codigo | nombre | categoria | unidad | precio | deposito | cantidad |
|---|---|---|---|---|---|---|
CEM-PC50 | Cemento Portland CP-II 50 kg | Cimentos | sacos | 62500 | Luque | 412 |
VAR-08 | Varilla Ø8 mm × 12 m | Ferros | barras | 38000 | Luque | 1710 |
CAL-25 | Cal hidratada 25 kg | Cimentos | sacos | 24000 | Luque | 96 |
Se você não tem códigos, invente agora com uma regra simples e respeite-a: três letras da família e algo que diferencie (CEM-PC50, VAR-08, CAÑ-PVC100). O código identifica o produto em toda a empresa e em cada canal, então convém que seja curto e que não mude.
Outra opção, se forem poucos produtos: carregá-los um por um no Aty. A ficha do produto pede o código, o nome, a categoria, a unidade, a moeda, o preço, o custo, o mínimo e com que estoque começa.
Passo a passo
- Escolha um dia para contar. Um sábado à tarde ou um domingo, com o depósito fechado. Contar com o balcão aberto é contar algo que se mexe.
- Divida o depósito em zonas (cimentos e cais, ferros, louças e metais, tintas) e designe uma pessoa por zona.
- Conte e anote na planilha: código, quantidade e em que depósito está. Uma pessoa conta, outra anota.
- Carregue a lista de produtos no Aty em Importar, escolhendo Produtos: a planilha acima serve do jeito que está e, como traz depósito e quantidade, o estoque contado entra no mesmo passo. Antes de confirmar você vê quais linhas têm erro e as corrige ali mesmo. Se forem poucos produtos, também pode carregá-los um a um.
- Carregue o estoque contado. Entra como a primeira movimentação de cada produto, com seu motivo: a partir daí, cada entrada, saída, transferência ou ajuste fica registrada com quem a fez.
- Defina o mínimo dos produtos que mais vendem. É o número abaixo do qual o Aty avisa. Para começar, use o que você vende em uma semana.
- Dê acesso à sua equipe com o papel de cada um: Depósito para quem recebe e despacha, Balcão para quem vende, Administração para quem recebe os pagamentos.
- Depois de duas semanas, faça uma contagem cega do que mais gira. Quem conta não vê o que o Aty espera, e as diferenças são ajustadas com seu motivo. É a melhor forma de saber se o início ficou bom.
Uma dica para começar: se você não consegue contar tudo em um dia, conte primeiro o que mais vende e carregue só isso. Um produto que não está no Aty é um produto que ainda não se vende por ali; um produto com estoque inventado se vende mesmo sem existir.
Erros comuns
- Carregar o estoque “mais ou menos”. Se você começa com números estimados, o Aty vai mostrar um sistema que não bate com o depósito, e a equipe deixa de acreditar nele em uma semana.
- Querer carregar os 3.000 produtos no primeiro dia. Comece pelos que vendem. O catálogo completo se monta andando.
- Nomes diferentes para a mesma coisa. “Cemento 50”, “Portland 50 kg” e “Cemento gris” são um só produto: escolha um nome e use sempre.
- Não definir unidades. O ferro, por barra ou por quilo? A areia, por m³ ou por carrinho de mão? Decida antes de contar, não depois.
- Continuar anotando no caderno “por via das dúvidas”. Dois registros acabam virando dois números.
Checklist final
- Você tem uma lista com os produtos que mais vende, cada um com seu código.
- Cada produto tem uma unidade definida.
- O estoque foi contado com o depósito fechado, por zonas.
- Os produtos que mais giram têm seu mínimo.
- Cada pessoa da equipe entra com seu próprio usuário e seu papel.
- Você já agendou a primeira contagem de controle.