Cómo pasar tu stock de Excel a Aty

Para quién es esta guía

Para el depósito de materiales, la ferretería o la distribuidora que hoy lleva el stock en una o varias hojas de Excel (o de Google Sheets, que para esto es lo mismo). Si tienes un archivo por depósito, una hoja de precios aparte y la lista de clientes en otro lado, estás en el lugar justo: la mayor parte del trabajo es juntar eso en pocas hojas limpias.

Si no tienes hoja de cálculo y el stock vive en un cuaderno o en la cabeza del encargado, mira la guía para arrancar sin sistema. Si vienes de otro sistema de gestión, la de migrar desde otro sistema.

Qué datos conviene pasar

No hace falta pasar todo el primer día. Lo que sí conviene es pasar esto, en este orden, porque cada cosa se apoya en la anterior:

1. Productos: código, nombre, categoría, unidad y precio. Es la base de todo.
2. Stock inicial por depósito: cuánto hay de cada producto en cada depósito, el día que arrancas.
3. Precios y listas: tu precio de venta y, si tienes, los precios por tipo de cliente (mayorista, constructora, mostrador).
4. Clientes y saldos de cuenta corriente: quién te debe y desde cuándo.
5. Proveedores: a quién le compras y cuánto tarda en entregar.

Lo que no conviene pasar es el historial de ventas de años anteriores fila por fila. Aty empieza a calcular la reposición con las salidas que se registran desde que arrancas; un historial importado a mano mete más ruido que información.

Cómo preparar el archivo

Una hoja por tipo de dato. Pon los nombres de columna en la primera fila y nada más arriba: ni el logo, ni el título, ni la fecha. En la pantalla Importar de Aty hay una plantilla de cada hoja (en .xlsx y en .csv) con estas mismas columnas: si arrancas de cero, bájala y llénala.

Hoja de productos

Cada variante sigue siendo un código con su propio stock: el caño de 40 mm y el de 50 mm son dos filas, cada una con su código, su precio y su cantidad, y la misma familia. Si tu hoja de cálculo usa “Familia” para el rubro, en la pantalla Importar elige Categoría para esa columna.

Hoja de stock inicial

Una fila por producto y depósito. Si el cemento está en Luque y en Ciudad del Este, son dos filas.

Hoja de clientes y saldos

El saldo por comprobante importa: Aty ordena la deuda por antigüedad y los cobros cancelan primero lo más viejo. Si pasas un solo total, toda la deuda parece de hoy y el reporte de antigüedad no te sirve para cobrar.

Los saldos entran como saldo inicial en Cuentas corrientes, no como ventas: no suman en los reportes. Y importar un cliente no lo anota para recibir mensajes de WhatsApp o email: ese permiso lo da cada cliente.

Hoja de proveedores

nombre, ruc, contacto, telefono, email, plazo_entrega (en días), condicion_pago y moneda. El plazo de entrega no es un detalle: es uno de los tres datos con los que Aty calcula cuánto pedir.

Paso a paso

1. Haz una copia de la hoja de cálculo. Trabaja sobre la copia; la original queda como respaldo hasta que confíes en Aty.
2. Unifica los códigos. Busca duplicados (en Excel: Formato condicional → Reglas para resaltar celdas → Valores duplicados). Dos filas con CEM50 son el problema que vienes a resolver, no algo para importar.
3. Unifica las unidades. Si un producto aparece en bolsas en una hoja y en kilos en otra, elige una sola.
4. Separa el stock por depósito en su propia hoja, como en la tabla de arriba.
5. Cuenta antes de cargar. El stock inicial tiene que ser lo que hay, no lo que dice la hoja de cálculo. Si no puedes contar todo, cuenta lo que más se mueve y el resto ajústalo después con un conteo.
6. Sube los productos. En Aty, entra a Importar (o a Importar desde Excel en Inventario), elige Productos y suelta la hoja de cálculo. Aty te propone qué columna es cada dato (Cod. es el código, Cant es la cantidad) y lo corriges si hace falta. Después revisas fila por fila cuáles son nuevas, cuáles se actualizan y cuáles tienen error —la celda con error se corrige ahí mismo— y recién cuando confirmas entra algo.
7. Carga el stock inicial. Con el tipo Stock por depósito (o en el mismo paso de productos, si tu hoja trae depósito y cantidad). La cantidad se fija en el número de la hoja de cálculo y entra como un ajuste en Movimientos, con el nombre del archivo como motivo: en Aty el stock nunca se escribe a mano, siempre queda un movimiento con su motivo. Si subes el mismo archivo dos veces, no se duplica nada.
8. Revisa tres productos a mano. Elige uno que se vende mucho, uno en dólares y uno que está en dos depósitos, y compara con la hoja de cálculo.
9. Conecta tus canales recién cuando el stock está bien. Publicar un número equivocado en todos lados es peor que no publicarlo.

Si es tu primera vez: trae la hoja de cálculo a la demo y la miramos juntos. En el plan Max la migración de tus datos es asistida.

Errores comunes

• Códigos que pierden los ceros. Excel convierte 00123 en 123. Antes de exportar, formatea la columna del código como Texto.
• Precios en dólares con punto. Aty lee 62.500 y ₲ 62.500 como sesenta y dos mil quinientos, como se escribe aquí. Pero 8.420 en dólares puede ser ocho mil o ocho con cuarenta: escribe los dólares con coma decimal (8,42) o suma la columna moneda. Si ninguna columna dice la moneda, Aty te pregunta antes de revisar.
• Acentos rotos. Si exportas a CSV, elige CSV UTF-8. Si no, “Mampostería” llega como “Mampostería”.
• Celdas combinadas y filas de subtotal. Una fila que dice “TOTAL CEMENTOS” no es un producto. Sácalas.
• El mismo depósito escrito de tres maneras. Luque, luque y Dep. Luque son tres depósitos para una máquina.
• Cargar el stock de la hoja de cálculo sin contar. Si la hoja de cálculo estaba mal, ahora está mal en todos tus canales.

Checklist final

• Cada producto tiene un código único y una sola unidad.
• El stock está separado por depósito y contado, no copiado.
• Los precios están sin separador de miles y con su moneda.
• Los clientes con deuda tienen un renglón por comprobante pendiente.
• Cada proveedor tiene su plazo de entrega.
• Revisaste a mano al menos tres productos después de importar.
• Recién después, conectaste los canales.