Para quién es esta guía
Para el negocio que hoy no tiene un sistema: el cuaderno del depósito, las notas de pedido en papel, el “fíjate si queda” por teléfono. Es la situación más común en un depósito de materiales que creció rápido, y no es un problema: arrancas sin datos viejos que limpiar.
Lo que sí necesitas es un stock inicial en el que puedas confiar. Todo lo que Aty calcula después —lo disponible, lo que hay que pedir, lo que se publica en cada canal— sale de ese primer número.
Qué datos conviene pasar
- Productos: empieza por los que más vendes. Con 100 o 200 productos bien cargados ya vendes con Aty; el resto lo sumas a medida que entran al mostrador.
- Stock inicial por depósito: contado, no estimado.
- Precios: el de mostrador alcanza para empezar. Las listas por tipo de cliente las armas después.
- Clientes con cuenta corriente: solo los que te deben, con cada nota o comprobante que tengas y su fecha.
- Proveedores: los cinco o diez a los que más les compras, con cuántos días tardan en entregar.
Cómo preparar el archivo
No hace falta saber Excel. Alcanza con una hoja con estas columnas, que se puede llenar en la computadora o en el celular:
| codigo | nombre | categoria | unidad | precio | deposito | cantidad |
|---|---|---|---|---|---|---|
CEM-PC50 | Cemento Portland CP-II 50 kg | Cementos | bolsas | 62500 | Luque | 412 |
VAR-08 | Varilla Ø8 mm × 12 m | Hierros | barras | 38000 | Luque | 1710 |
CAL-25 | Cal hidratada 25 kg | Cementos | bolsas | 24000 | Luque | 96 |
Si no tienes códigos, invéntalos ahora con una regla simple y respétala: tres letras de la familia y algo que distinga (CEM-PC50, VAR-08, CAÑ-PVC100). El código identifica al producto en toda la empresa y en cada canal, así que conviene que sea corto y que no cambie.
Otra opción, si son pocos productos: cargarlos uno por uno en Aty. La ficha de producto pide el código, el nombre, la categoría, la unidad, la moneda, el precio, el costo, el mínimo y con qué stock arranca.
Paso a paso
- Elige un día para contar. Un sábado a la tarde o un domingo, con el depósito cerrado. Contar con el mostrador abierto es contar algo que se mueve.
- Divide el depósito en zonas (cementos y cales, hierros, sanitarios, pinturas) y asigna una persona por zona.
- Cuenta y anota en la hoja: código, cantidad y en qué depósito está. Una persona cuenta, otra anota.
- Carga la lista de productos en Aty desde Importar, eligiendo Productos: la hoja de arriba sirve tal cual, y como trae depósito y cantidad, el stock contado entra en el mismo paso. Antes de confirmar ves qué filas tienen error y las corriges ahí. Si son pocos productos, también puedes cargarlos de a uno.
- Carga el stock contado. Entra como el primer movimiento de cada producto, con su motivo: desde ahí, cada entrada, salida, transferencia o ajuste queda registrada con quién la hizo.
- Pon el mínimo a los productos que más se venden. Es el número por debajo del cual Aty te avisa. Para empezar, usa lo que vendes en una semana.
- Da acceso a tu equipo con su rol: Depósito para quien recibe y despacha, Mostrador para quien vende, Administración para quien cobra.
- A las dos semanas, haz un conteo a ciegas de lo que más se mueve. Quien cuenta no ve lo que Aty espera, y las diferencias se ajustan con su motivo. Es la mejor forma de saber si el arranque quedó bien.
Un consejo de arranque: si no puedes contar todo en un día, cuenta primero lo que más vendes y carga solo eso. Un producto que no está en Aty es un producto que no se vende por ahí todavía; un producto con un stock inventado se vende aunque no esté.
Errores comunes
- Cargar el stock “más o menos”. Si arrancas con números estimados, Aty te va a mostrar un sistema que no coincide con el depósito, y el equipo deja de creerle en una semana.
- Querer cargar los 3.000 productos el primer día. Empieza por los que se venden. El catálogo completo se arma andando.
- Nombres distintos para lo mismo. “Cemento 50”, “Portland 50 kg” y “Cemento gris” son un solo producto: elige un nombre y usalo siempre.
- No definir unidades. El hierro, ¿por barra o por kilo? La arena, ¿por m³ o por carretilla? Decídelo antes de contar, no después.
- Seguir anotando en el cuaderno “por las dudas”. Dos registros terminan siendo dos números.
Checklist final
- Tienes una lista con los productos que más vendes, cada uno con su código.
- Cada producto tiene una unidad definida.
- El stock se contó con el depósito cerrado, por zonas.
- Los productos que más se mueven tienen su mínimo.
- Cada persona del equipo entra con su propio usuario y su rol.
- Tienes agendado el primer conteo de control.