Cómo migrar a Aty desde otro sistema de gestión

Para quién es esta guía

Para quien ya usa un sistema de gestión (de escritorio, en la nube o hecho a medida) y quiere pasar el stock y la operación a Aty. Puede ser porque el sistema no publica en marketplaces, porque no se usa desde el celular en el depósito o porque cada cambio de precio hay que hacerlo en tres lugares.

No hace falta apagar todo el sistema viejo. Si tu sistema actual te sirve para la contabilidad o para facturar, puede seguir haciéndolo: Aty se conecta con otros sistemas por API y webhooks, y la facturación electrónica con SIFEN dentro de Aty todavía está en desarrollo.

Qué datos conviene pasar

El historial se queda donde está a propósito: la reposición de Aty se calcula con el consumo real de los últimos 30 días que registra el propio Aty, y los reportes arrancan desde tu primer día.

Cómo preparar el archivo

1. Exporta a CSV o a Excel. Casi todos los sistemas tienen un “Exportar” en los listados. Si el tuyo solo exporta a PDF, pídele a tu proveedor la exportación de datos: los datos son tuyos.
2. Revisa el separador. En la configuración regional de Paraguay, Excel usa punto y coma para separar columnas y coma para los decimales. Si el archivo se abre todo en una columna, el separador es otro.
3. Revisa la codificación. Tiene que ser UTF-8. Si ves ñ donde debería decir ñ, vuelve a exportar eligiendo UTF-8.
4. Renombra las columnas a algo que se entienda. No hace falta que coincidan con Aty: la importación reconoce las columnas y te las muestra para que las confirmes. Pero ART_DESC_1 no ayuda a nadie.
5. Separa lo que viene junto. Muchos sistemas exportan el stock de todos los depósitos en columnas (STK_DEP1, STK_DEP2). Pásalo a una fila por producto y depósito, con los nombres reales de cada depósito.

Las columnas de cada hoja son las mismas que en la guía desde Excel: productos, stock inicial por depósito, clientes con saldos por comprobante y proveedores.

Paso a paso

1. Elige una fecha de corte. Un día de poco movimiento, a la hora de cierre. Todo lo que pase antes queda en el sistema viejo; todo lo que pase después, en Aty.
2. Exporta los maestros unos días antes: productos, clientes y proveedores cambian poco. Así tienes tiempo de limpiarlos sin apuro.
3. Carga los maestros en Aty y revísalos con calma: códigos únicos, unidades, monedas, listas de precios.
4. El día del corte, exporta el stock y los saldos. Son los dos datos que cambian cada hora: se exportan al final, no antes.
5. Carga el stock inicial por depósito. En Importar, el tipo Stock por depósito. Entra como un ajuste en Movimientos de cada producto, con su motivo. Nada se escribe a mano en el stock de Aty.
6. Carga los saldos por comprobante pendiente, con su fecha original: en Importar, el tipo Clientes y saldos, con una fila por comprobante (comprobante, fecha, saldo). Así la antigüedad de la deuda sale bien desde el primer día.
7. Congela el sistema viejo para stock. Desde el corte, ninguna salida se registra en los dos lados: eso es exactamente lo que genera dos números distintos.
8. Convivencia de una o dos semanas. El sistema viejo queda para consultar historial. Si lo sigues usando para facturar, conéctalo por API para que no haya que cargar dos veces.
9. Haz un conteo a la semana. Un conteo a ciegas de los productos que más se mueven te dice si el corte quedó bien.

Si tu sistema es a medida o tiene muchos datos: el plan Max incluye la migración asistida y el plan A medida suma la integración con tu sistema. Cuéntanos cómo es el tuyo en la demo.

Errores comunes

• Exportar el stock con días de anticipación. Entre la exportación y el corte se vendió mercadería, y Aty arranca con un número viejo.
• Registrar ventas en los dos sistemas “por las dudas”. El stock baja dos veces o, peor, en uno sí y en el otro no.
• Pasar el saldo total de cada cliente. Se pierde la antigüedad: una deuda de 90 días aparece como de hoy.
• Productos dados de baja que siguen en la exportación. Filtra los inactivos antes; si no, vuelven a aparecer en el catálogo.
• Códigos distintos para lo mismo en cada sucursal. Si el sistema viejo lo permitía, unifícalos antes: en Aty el código identifica al producto en toda la empresa y en cada canal.

Checklist final

• Tienes una fecha y hora de corte acordada con el equipo.
• Los maestros (productos, clientes, proveedores) están cargados y revisados.
• El stock y los saldos se exportaron el día del corte, no antes.
• Los saldos están por comprobante, con fecha.
• Nadie registra movimientos de stock en el sistema viejo después del corte.
• Hiciste un conteo de control a la semana.